Однією з основних вимог до дійсності правочину є його вчинення у формі встановленій законом. При цьому зміст правочину, вчиненого у письмовій формі, повинен бути викладений чітко, без двозначностей, граматичних недоліків, підчисток чи інших несанкціонованих змін.
Навіть ретельно підготовлені документи не завжди застраховані від технічних неточностей. Йдеться про описки, друкарські або граматичні помилки, які не стосуються суті правочину чи іншої нотаріальної дії. У таких випадках законодавство передбачає можливість їх усунення.
Якщо після оформлення документа виникла необхідність внести виправлення або доповнення до тексту правочина, вони підлягають обов'язковому засвідченню нотаріусом. Правила ведення нотаріального діловодства надають нотаріусу право виправити технічну помилку в документі, який він оформив під час вчинення нотаріальної дії, якщо таке виправлення не змінює зміст документа та не впливає на обсяг прав або обов'язків осіб, яких стосується цей документ.
Виправлення вносяться одночасно до кожного примірника нотаріального документа. При цьому вони мають повністю відповідати інформації, що міститься у документах, поданих для вчинення нотаріальної дії, або відомостям, отриманим нотаріусом із державних чи єдиних реєстрів. Про кожне виправлення технічної помилки нотаріус робить окреме застереження після посвідчувального напису. У ньому зазначається дата внесення змін, після чого воно посвідчується особистим підписом нотаріуса та його печаткою.
Важливо, що внесені зміни не повинні приховувати первісний текст. Закреслення здійснюється таким чином, щоб можна було безперешкодно прочитати як помилковий запис, так і його правильний варіант. Це забезпечує відкритість оформлення документа та дає змогу підтвердити законність усіх внесених виправлень.
Разом з тим, посвідчувальний напис повинен також має бути написаний зрозуміло, чітко, грамотно, без підчисток. Дописки чи виправлення, зроблені у тексті посвідчувального напису, застерігаються нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, після посвідчувального напису і скріплюються його підписом і печаткою із зазначенням дати.
